Главной целью управления бизнес-процессами (BPM – Business Process Management) является оптимизация операционной деятельности организации и повышение эффективности. Внедрение решения в области управления бизнес-процессами предлагает как немедленные, так и долгосрочные преимущества, но гарантированно получить и то, и другое можно только при условии правильного старта такого проекта. Мы считаем, что для достижения успеха в этой области, необходимо соблюдать следующие правила с самого начала.
Не пытайтесь моделировать то, как нужно работать. Моделируйте, как Ваша организация работает на самом деле.
Определите начальную точку, т.е. зафиксируйте то состояние организации, с которого начнется Ваш проект. Определите те способы, с помощью которых в настоящее время достигаются лучшие результаты при осуществлении процессов. Затем подготовьте модель этого процесса – либо графически либо даже в форме простого и понятного документа. После того как вы определили лучшие способы с лучшими результатами, основанными на фактических показателях, можно разрабатывать модель процесса. А после обсуждения и проверки данной модели Вы можете начать применять улучшения.
Мыслите масштабно, начинайте с малого
Делайте все поэтапно, не пытайтесь применять сразу все изменения на «общей карте» взаимосвязанных процессов. Когда Вы начинаете с небольшого, легкоуправляемого проекта, Вы будете получать реальные измеримые результаты, которые смогут облегчить развитие проекта в дальнейшем. Первый проект должен быть таким, при котором реальные улучшения приведут к изменению организации. Никто не будет впечатлен, если «улучшения», полученные в результате первого BPM-проекта, будут представлять из себя совершенствование бесполезных или несущественных задач.
Вовлекайте все заинтересованные стороны в разработку и тестирование приложений
Добивайтесь активного взаимодействия разработчиков и конечных пользователей на протяжении всей разработки приложений, которые автоматизируют процессы. Сотрудники, которые действительно знают, как работает тот или иной процесс, и которые чаще всего отвечают за эффективность процесса, должны быть задействованы на этапе моделирования процесса. Разработчики (как правило, сотрудники ИТ-подразделений) знают как преобразовать модель процесса в работающие приложения. Они также будут интегрировать новые приложения с существующими системами. И, наконец, есть конечные пользователи – те, кто будут использовать новые приложения.
Проведение оперативного тестирования внедряемого приложения во время разработки с получением обратной связи от пользователей (например, для проверки удобства онлайн-форм) поможет обнаружить все отличия от первоначальных идей. Это позолит быстро принять или отказаться от реализованных в приложении функций.
Выбирайте инструмент исходя из ваших потребностей
BPM-приложения бывают разного формата и предназначаются для разных аудиторий. Внедрение BPM-инструмента должно отвечать потребностям высшего руководства, разработчиков и (обязательно!) конечных пользователей. Как правило, руководителям организаций требуется отслеживать бизнес-процессы с основным упором на контроль, наглядность и эффективность. Разработчики часто предпочитают BPM-решения с открытым исходным кодом из-за прослеживаемости кода и возможности создавать недорогие дополнительные решения в развитие BPM-приложения. Пользователи хотят чего-то простого и легкого в использовании.
Стоит принимать во внимание и такой фактор как совокупная стоимость владения (TCO – Total Cost of Ownership). Проприетарные решения часто предлагают стоимость лицензий «за место» и, возможно, дополнительные эксплуатационные расходы (например, если BPM-решение развернуто в формате «программное обеспечение как услуга» (SaaS – Software as a Service)), тогда как решения с открытым исходным кодом, как правило, стоят намного меньше.
Выбирайте чемпионов
Найдите и выберите «чемпиона» для управления BPM-проектом. Чемпион не обязательно должен быть представителем руководящего состава. В зависимости от зафиксированных потребностей иногда целесообразно назначить кого-нибудь с техническим образованием.
Задача чемпиона – выбор какой-либо из устоявшихся практик при внедрении BPM и преодоление сопротивления. Чемпион помогает защищать проект внедрения BPM и сотрудников, участвующих в процессе, от неэффективного вмешательства со стороны третьих лиц. Руководитель проекта также должен быть чемпионом, так как это сотрудник, который берет весь проект под контроль (и несет ответственность), осуществляет надзор и руководит процессом внедрения. Он должен обладать страстью, необходимой для организации «внутренней продажи» проекта.
Установите основные вехи
Подготовьте убедительное экономическое обоснование для краткосрочной и долгосрочной реализации BPM, чтобы учесть все детали BPM-проекта в масштабе и с учетом целей Вашей организации. Проект должен иметь запланированные основные вехи и разумные сроки для каждой фазы. Это также минимизирует риск. Путем разбиения большого плана внедрения на ряд более мелких, измеримых шагов Вы добьетесь согласования и принятия проекта.
Обеспечьте быстрые результаты
Очень важно, чтобы первые выгоды от внедрения ВРМ-системы были достигнуты достаточно быстро. Для этого определите конечные выгоды, которые основаны на результатах: то, что люди на самом деле смогут использовать в своей работе.
Поощряйте сотрудничество
Обеспечивайте адекватное взаимодействие и участие всех заинтересованных сторон в ходе реализации. Чемпион должен тесно сотрудничать со всеми участниками, чтобы избежать проблемы «управленческого отключения» – ситуации, при которой руководство не понимает вопросов, с которыми работники сталкиваются в реальных процессах изо дня в день.
Эффективные инструменты для совместной работы при реализации BPM-проекта обязательно должны включать в себя: средства обмена для BPM-разработчиков (например, общий репозиторий), «социальные» механизмы для обсуждения проекта и единую нотацию, используемую для моделирования процессов (например, стандарт BPMN2).
Измеряйте результаты шаг за шагом
Оценивайте результаты новой процедуры, чтобы отслеживать, требует ли план каких-либо корректировок. Определяйте, какие типы данных Вам потребуются, чтобы оценить значение добавленной ценности. Старайтесь делать количественную оценку, например, с помощью ключевых показателей эффективности (KPI – Key Performance Indicators). Ключевые показатели эффективности могут отслеживаться на специализированных информационных панелях, в диаграммах и т. п. При этом важно собирать и оценивать значения KPI по тестовым результатам и по результатам реально осуществляемых процессов. Обязательно следует собирать и сравнивать значения KPI по результатам выполнения основных вех проекта.
Воспользуйтесь услугами профессионалов при необходимости
Прибегайте к помощи внешних экспертов, когда вам нужны более быстрые результаты, чем если бы Вы пытались наладить BPM для Вашей организации полностью собственными силами. Основным преимуществом использования внешних консультантов является опыт, который они приносят в Ваш проект.
Это особенно ценно в случае реализации проекта с внедрением специализированного программного обеспечения (например, BPM-инструмента), где даже незначительный просчет при проектировании может вызвать серьезные проблемы и сделать Ваши инвестиции напрасными. Использование внешнего эксперта вначале может показаться более затратным вариантом, но в долгосрочной перспективе опыт профессионалов окупается и приносит положительный эффект.
Сегодня мы предлагаем Вам бесплатное проведение экспресс-анализа текущей зрелости управления бизнес-процессами в Вашей организации. Вы получите объективную оценку уровня возможностей Вашей организации решать поставленные задачи и добиваться стратегических целей. Мы поможем вам определить оптимальный уровень зрелости, предоставим список конкретных рекомендаций по развитию Вашей организации в области управления бизнес-архитектурой. Мы поможем Вам увидеть Ваш бизнес с другой точки зрения и найти новые перспективы повышения эффективности.
Если Вы хотите более подробно познакомиться с нашими возможностями и принципами работы, предлагаем Вам встретиться и обсудить волнующие Вас вопросы стратегического и операционного развития Вашей организации.
